🔒 Datenschutzerklärung

für das Hort-EKS Umfrage-System | Stand: 06.02.2026

1. Verantwortliche Stelle

Hort der Erich Kästner-Schule

Hortleitung: Dominik Dworrak
Erfurter Str. 9, 04155 Leipzig
E-Mail: hort-erich-kaestner-schule@leipzig.de
Telefon: 0341/586145019

2. Zweck der Datenverarbeitung

Dieses System dient zwei Hauptzwecken:

• Umfragen: Anonyme Befragungen von Eltern und Kindern zu verschiedenen Themen rund um den Hort. Umfragen können vom Hort- & Schul-Personal sowie von gewählten Elternvertretern im Rahmen ihrer Tätigkeit erstellt werden.
• Mitbringlisten: Organisation von Veranstaltungen durch koordinierte Mitbring-Listen (z.B. für Feste, Ausflüge, Elternabende). Listen können vom Hort- & Schul-Personal sowie von Elternvertretern für ihre Veranstaltungen erstellt werden.

Die erhobenen Daten werden ausschließlich zur Verbesserung des Hort-Angebots, zur internen Auswertung und zur Organisation von Veranstaltungen verwendet.

3. Welche Daten werden erhoben?

3.1 Umfrage-Antworten (grundsätzlich ohne direkt personenbezogene Daten)

• Es werden die von Ihnen eingegebenen Antworten verarbeitet. Die Teilnahme erfolgt grundsätzlich ohne Erhebung direkt personenbezogener Daten. Sofern Teilnehmende freiwillig personenbezogene Angaben (z.B. Namen in Freitextfeldern) machen, werden diese ausschließlich im Rahmen des jeweiligen Umfragezwecks verwendet.
• Zeitpunkt der Teilnahme

3.2 Mitbringlisten (mit personenbezogenen Daten)

Folgende Daten können bei Mitbringlisten erhoben werden:

Datenart	Zweck	Freiwillig?
Name	Zuordnung des Mitbring-Artikels (für evtl. Rücksprachen)	Ja, freiwillig
E-Mail-Adresse des Erstellers	Kontaktaufnahme bei Rückfragen	Ja, freiwillig
Zugesagte Menge/Item	Organisation der Veranstaltung	Ja, erforderlich

Wichtig:

• Die Angabe von Namen und Kontaktdaten ist freiwillig.
• Sie können auch anonym die Liste ausfüllen (ohne Namen/Kontaktdaten).
• Die Daten werden nur für die Organisation der jeweiligen Veranstaltung verwendet.
• Die Daten werden nach der Veranstaltung unwiderruflich gelöscht.

3.3 Zugriffsberechtigung und Nutzerrollen

Das System unterscheidet zwischen verschiedenen Nutzerrollen mit unterschiedlichen Rechten:

Rolle	Berechtigungen
Hort-Personal	• Voller Zugriff auf alle Umfragen und Mitbringlisten des Hortes • Erstellen, Bearbeiten und Löschen aller Inhalte des Hortes • Können nur eigene Listen/Umfragen sehen • Einsicht in alle Teilnahmen und Zusagen
Schul-Personal	• Voller Zugriff auf alle Umfragen und Mitbringlisten der Schule • Erstellen, Bearbeiten und Löschen aller Inhalte der Schule • Können nur eigene Listen/Umfragen seehen • Einsicht in alle Teilnahmen und Zusagen
Elternvertreter	• Können eigene Umfragen und Mitbringlisten erstellen, bearbeiten und löschen • Sehen nur ihre eigenen Inhalte (keine Einsicht in fremde Umfragen/Listen) • Können freigegebene Mitbringlisten einsehen und bearbeiten • Zugang zeitlich auf Amtszeit beschränkt
Administratoren	• Technische Administration des Systems • Benutzerverwaltung und Rollenzuweisung • System-Einstellungen • Kann alles sehen

Wichtig: Elternvertreter können im Rahmen ihrer Tätigkeit Umfragen erstellen, um z.B. Meinungsbilder der Elternschaft einzuholen, sowie Mitbringlisten für ihre Veranstaltungen verwalten. Sie haben volle Kontrolle über ihre eigenen Inhalte (erstellen, bearbeiten, löschen), können aber keine Inhalte anderer Personen einsehen oder bearbeiten. Diese Umfragen unterliegen denselben Datenschutzrichtlinien wie alle anderen Umfragen (vollständig anonym, keine personenbezogenen Daten - sofern diese nicht freiwilig Angegeben wurden).

3.4 Technische Daten (zur Sicherheit)

Datenart	Zweck	Speicherdauer
Technischer Browser-Hash	Verhinderung von Mehrfachteilnahme bei Umfragen	Bis zum Ende der Umfrage
Session-Cookie (PHP)	Technische Sitzungsverwaltung	Bis zum Schließen des Browsers
CSRF-Token	Schutz vor sicherheitsrelevanten Angriffen	Session-basiert

Wichtig: Der Browser-Hash wird ausschließlich zur technischen Missbrauchsprävention eingesetzt. Er dient nicht der Identifikation von Personen und wird nicht zur Erstellung von Nutzerprofilen verwendet.

4. Rechtsgrundlage

4.1 Umfragen

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch die Teilnahme an der Umfrage erteilen. Die Teilnahme ist freiwillig.

4.2 Mitbringlisten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten bei Mitbringlisten erfolgt auf Basis:

• Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie durch die freiwillige Angabe Ihrer Daten erteilen
• Die Angabe von Daten ist freiwillig - Sie können auch ohne Namensnennung zusagen
• Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen

5. Empfänger der Daten

5.1 Umfragen (anonym)

Umfragen können erstellt werden von:

• Autorisierten Hort- & Schul-Mitarbeitern
• Berechtigten Elternvertretern (im Rahmen ihrer Tätigkeit)

Der Ersteller einer Umfrage hat volle Kontrolle über diese (erstellen, bearbeiten, löschen) und kann die anonymisierten Antworten einsehen. Umfragen werden grundsätzlich ohne direkte personenbezogene Zuordnung durchgeführt. Eine Zuordnung zu einzelnen Personen ist in der Regel nicht möglich — insbesondere dann nicht, wenn keine freiwilligen personenbezogenen Angaben gemacht wurden.

Wichtig: Elternvertreter sehen nur ihre eigenen Umfragen. Sie können keine Umfragen anderer Personen (Personal oder andere Elternvertreter) einsehen oder bearbeiten.

5.2 Mitbringlisten (personenbezogen)

Zugriff auf Mitbringlisten haben:

• Ersteller der Liste: Hort-/Schule-Mitarbeiter oder Elternvertreter, die die Liste erstellt haben (volle Kontrolle: erstellen, bearbeiten, löschen)
• Freigegebene Personen: Personen, denen explizit Zugriff gewährt wurde
• Administratoren: Für technische Verwaltung

Wichtig: Elternvertreter haben volle Kontrolle über ihre eigenen Mitbringlisten (z.B. für Elternabende, Schulfeste). Sie können diese erstellen, bearbeiten und löschen. Sie sehen nur ihre eigenen Listen sowie Listen, die explizit für sie freigegeben wurden (freigegebene Listen nur Ansicht, keine Bearbeitung).

Keine Weitergabe an Dritte. Die Daten bleiben innerhalb der Hort-Organisation und werden ausschließlich für die Organisation der jeweiligen Veranstaltung verwendet.

6. Speicherdauer

Datenart	Speicherdauer
Umfrage-Antworten (anonym)	Nach Auswertung gelöscht, maximal 12 Monate
Mitbringlisten-Daten	Bis 30 Tage nach der Veranstaltung, dann automatische Löschung
Technische Daten (Cookies, Fingerprints)	Beim Schließen des Browsers oder spätestens nach 24 Stunden

7. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session-Cookies), die für die Funktionsfähigkeit des Systems erforderlich sind. Diese Cookies:

• Werden automatisch beim Schließen des Browsers gelöscht
• Dienen ausschließlich der technischen Sitzungsverwaltung und enthalten in der Regel lediglich eine zufällig generierte Sitzungskennung ohne unmittelbaren Personenbezug.
• Dienen ausschließlich der technischen Umsetzung
• Die Verwendung technisch notwendiger Cookies erfolgt auf Grundlage von §25 Abs. 2 TTDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Plattform).

Keine Tracking- oder Werbe-Cookies

Wir setzen keine Cookies von Drittanbietern ein (z.B. Google Analytics, Facebook Pixel). Es findet kein Tracking oder Profiling statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte gemäß DSGVO:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
• Löschung (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen
• Einschränkung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können eine Kopie Ihrer Daten in einem gängigen Format erhalten
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung widersprechen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen
• Beschwerde (Art. 77 DSGVO): Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren

9. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten:

Technische Maßnahmen:

• SSL-Verschlüsselung (HTTPS) für alle Übertragungen
• Sichere Passwort-Hashing-Verfahren (bcrypt)
• Schutz vor SQL-Injection (Prepared Statements)
• CSRF-Token-Schutz gegen Cross-Site-Request-Forgery
• Regelmäßige Sicherheitsupdates

Organisatorische Maßnahmen:

• Zugangsbeschränkung zum Admin-Bereich
• Rollenbasierte Zugriffskontrolle (Hort-Personal, Elternvertreter mit eingeschränkten Rechten)
• Zeitlich begrenzte Zugänge für Elternvertreter (Dauer der Amtszeit)
• Elternvertreter können nur eigene Umfragen/Listen sowie explizit freigegebene Inhalte sehen
• Protokollierung von Zugriffen auf personenbezogene Daten (Mitbringlisten)
• Schulung des Personals und der Elternvertreter im Datenschutz
• Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Zugriffsrechte

10. Hosting

Diese Plattform wird auf Servern der Strato AG in Deutschland gehostet:

• Serverstandort: Deutschland
• Unterliegt deutschen Datenschutzbestimmungen
• Kein Datentransfer in Drittländer
• Beim Aufruf der Plattform werden durch den Hostinganbieter automatisch Server-Logfiles verarbeitet (z.B. IP-Adresse, Zeitstempel, angefragte Ressourcen, Referrer, User-Agent, Statuscodes, Datenmenge). Diese Verarbeitung dient der technischen Sicherheit und Fehleranalyse und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Logfiles werden automatisch nach einer begrenzten Zeit gelöscht.

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

12. Verantwortung bei Mitbringlisten & Umfragen

Wichtige Hinweise:

• Bitte geben Sie in Freitextfeldern keine sensiblen personenbezogenen Daten ein (z.B. Gesundheitsdaten, Informationen zu familiären Situationen, religiöse oder andere besonders schützenswerte Angaben). Die Plattform dient ausschließlich der organisatorischen Abstimmung von Veranstaltungen oder Umfragen im Rahmen der Qualitätssicherung und nicht der Übermittlung vertraulicher oder sensibler Informationen.

13. Kontakt & Auskunft

Bei Fragen zum Datenschutz, zur Ausübung Ihrer Rechte oder zur Löschung Ihrer Daten wenden Sie sich bitte an:

14. Zuständige Aufsichtsbehörde

Bei Beschwerden können Sie sich an die zuständige Datenschutz-Aufsichtsbehörde wenden:

Datenschutzbeauftragter der Stadt Leipzig
Herr Thomas Schultz
Friedrich-Ebert-Straße 19a
04109 Leipzig
E-Mail: datenschutzbeauftragter@leipzig.de

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